- Fleißarbeit ist für KI – Automatisches Auslesen von Daten aus E-Mails, Nachrichten und Dokumenten_

Massen an Daten – aber unstrukturiert!

Je digitaler Prozesse werden, desto mehr Daten speichern Organisationen. Unternehmen und Behörden haben in den letzten Jahrzehnten enorme Datenmengen gesammelt, oft in unstrukturierten Formaten wie E-Mails oder Dokumenten. Um diese Daten effizient nutzen zu können, müssen sie in ein strukturiertes Format umgewandelt werden. Menschliche Dateneingabe ist dabei teuer und ineffizient, besonders bei großen Datenmengen. Moderne Modelle künstlicher Intelligenz (KI) die mittels Machine Learning (ML) trainiert wurden revolutionieren diesen Prozess und machen die automatische Datenextraktion wirtschaftlich und praktikabel.

Gerade die einfache Verfügbarkeit von generell nutzbaren und mächtigen Sprachmodellen wie ChatGPT, Gemini oder Mistral reduzieren den Time-To-Market für neue Lösungen erheblich. Früher mussten aufwendig Modelle mit großen Mengen an Daten trainiert werden – heute können in kurzer Zeit sehr gute Ergebnisse mit einem Bruchteil der Daten erzielt werden.

Beispiele aus der Praxis

cronns KI-Expert:innen haben schon für viele Anwendungsfälle Lösungen entwickelt, um aus verschiedensten Datenquellen Zieldaten zu extrahieren. Die entsprechenden Arbeitsprozesse wurden bei unseren Kunden vorher teilweise händisch bearbeitet oder waren gar nicht wirtschaftlich umsetzbar. Unser Team konnte mit Hilfe neuester Machine-Learning-Modelle vollautomatisierte Prozesse entwickeln und in die Kundensysteme integrieren. Diese Lösungen brachten schnell einen Return on Investment.

• Auftragseingabe aus E-Mails: Für eine Logistikplattform haben wir eine Lösung gebaut, die ein Large Language Model nutzt, um Auftragsdaten aus mehreren Tausend E-Mails pro Monat zu extrahiert und in das System einzupflegen. Dadurch wird Personal gespart oder kann sich mit anderen Aufgaben befassen.
• Unternehmensdaten aus PDFs: Unsere Lösung für eine Plattform für Unternehmensdaten setzte auf eine Machine-Learning-Pipeline auf, um Kennzahlen (Umstaz, Bilanzsumme, Zahl der Mitarbeiter:innen) aus Millionen Geschäftsberichten zu extrahieren und in das System des Kunden zu übertragen. Die Lösung ist durch den Einsatz eines LLM skalierbar und kann auf verschieden Sprachen übertragen werden.
• Schnelle Antworten zu Compliance-Fragen: Für ein großes Unternehmen aus dem Verkehrssektor haben wir einen datenschutzkonformen Chatbot gebaut, der Fragen zu Compliance-Themen von Mitarbeiter:innen per E-Mail beantwortet. Besonders bei häufig wiederkehrenden Fragen entlastet dies die Mitarbeiter:innen der Fachabteilung. Dazu wurde ein ML-Modell mit dem Wissen aus den internen Compliance-Dokumenten trainiert, das zudem durch die Kommunikation des Fachpersonals weiter lernt.

Welche Vorteile bietet die automatische Datenextraktion?

Die automatische Datenextraktion mit KI aus E-Mails, Nachrichten und Dokumenten bietet eine Reihe von Vorteilen:

• Zeit- und Kostenersparnis
  Automatisierte Datenextraktion kann den Zeitaufwand und die Kosten für manuelle Datenanalyse und -erfassung erheblich reduzieren. Viele Prozesse werden durch Automatisierung erst möglich.
• Verbesserte Genauigkeit
  Menschliche Datenanalyse ist anfällig für Fehler, vor allem bei routinemäßigen, monotonen Aufgaben. KI-gestützte Daten¬extraktion kann Fehler reduzieren und die Genauigkeit der extrahierten Informationen verbessern.
• Echtzeitanalyse
  KI-Systeme können große Mengen an Text in Echtzeit analysieren, was besonders in dynamischen Geschäftsbereichen nützlich sein kann, in denen eine schnelle Entscheidungs¬findung wichtig ist.
• Skalierbarkeit:
  KI-Systeme können problemlos auf größere Datenmengen skaliert werden. Während eine manuelle Datenextraktion bei großen Datenmengen unpraktikabel wird, kann ein KI-System mit zunehmender Datenmenge sogar besser funktionieren.
• Compliance und Risikomanagement
  Durch die automatische Extraktion und Analyse von Daten aus Unternehmensdokumenten kann die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften überwacht und Risiken besser gemanagt werden.

Welche Herausforderungen birgt die automatische Datenextraktion mit Hilfe von KI?

Trotz dieser Vorteile sind bei der Implementierung solcher Systeme auch Herausforderungen zu berücksichtigen:

• Evaluierung der passenden Technologien
• Aufbereitung der zu verarbeitenden Daten
• Stetige Überprüfung und Relevanz der extrahierten Daten
• Ständige Überwachung und Anpassung des Systems, um die Funktionalität sicherzustellen

cronn begleitet KI-Projekte über den gesamten Lebenszyklus und konnte diese Herausforderungen bereits in Projekten mehrfach meistern. Auf Wunsch begleiten wir Projekte auch dauerhaft mit Monitoring, Pflege und Weiterentwicklung. Durch dieses sogenannte MLOps stellen wir die Qualität und Wirtschaftlichkeit unserer Lösungen sicher.

Auch Datensicherheit und -schutz sind uns sehr wichtig und Teil unserer Unternehmens-DNS. Wir haben als Unternehmen höchste Ansprüche an die Sicherheit und setzen für unsere Projekte etwa Konzepte wie Zero Trust ein.

Wie kann cronn Unternehmen bei der automatischen Datenextraktion unterstützen?

Als Softwareentwickler verfügt cronn über Erfahrungen aus hunderten Projekten und steht Kunden mit Rat und Tat zur Seite. Um eine automatisierte Daten-extraktion zu ermöglichen, geht cronn wie folgt vor:

Unsere KI-Expert:innen

1. beraten Sie zu Einsatz, Nutzen und Kosten
2. analysieren Ihre Prozesse
3. führen auf Wunsch mit Ihnen einen Workshop nach der Methode AI Design Sprint™ durch
4. bereiten Ihre Quelldaten auf und erstellen einen Referenzdatensatz (Ground Truth)
5. erstellen einen maßgeschneiderten Service, der Nachrichten oder Dokumente entgegennimmt und die gewünschten Informationen extrahiert
6. ermöglichen die Integration in Ihre IT-Landschaft und bereits vorhandene Software – egal ob in der Cloud oder on-premises
7. übernehmen die Pflege der Services, um dauerhaft Qualität und Sicherheit sicherzustellen (MLOps)

Mehr Infos finden Sie auf cronn.ai, unserer Webseite zu unserem Angebot rund um Künstliche Intelligenz.

Fazit

Die KI-gestützte Datenextraktion aus E-Mails, Nachrichten und Dokumenten spart Zeit und entlastet Ihre Mitarbeiter:innen. Sie eröffnet neue Analyse¬möglichkeiten, die mit herkömmlichen Methoden nur schwer zugänglich waren. Der fortgeschrittene Ansatz zur Textanalyse kann in vielen Anwendungsfällen nützlich sein, er birgt jedoch Herausforderungen hinsichtlich Auswahl der Technologien, Sicherheit und Qualitätssicherung.

Unser KI-Team bei cronn kann Sie mit der Erfahrung aus zahlreichen erfolgreichen Projekten von der Beratung bis zu Pflege und Wartung begleiten – so wird aus Ihrem Business Case Ihr passender KI-Service.