Wechsel von Spreadsheets zur modernen Webanwendung.

In der Vergangenheit war Microsoft Access eine einfache Lösung für Unternehmen, um einen ersten Schritt in Richtung Digitalisierung zu machen. Mit der Zeit stellten sich jedoch einige Probleme der Software hinsichtlich Sicherheit, Datenschutz oder Benutzerfreundlichkeit heraus. Wie webbasierte Lösungen Abhilfe schaffen können, stellen wir in diesem Artikel vor.

Was ist MS Access und wofür wird es eingesetzt?

Microsoft Access ist eine Datenbank­management-Software, die es Benutzern ermöglicht, Daten zu verwalten und Anwendungen mit einer Oberfläche zu entwickeln. Mit MS Access können Benutzer Datenbanken erstellen, anpassen und Berichte generieren, die auf den gesammelten Daten basieren. Für das Aufsetzen und Administrieren von Projekten über Microsoft Access benötigen Nutzer jedoch gute Kenntnisse.

Häufig kommt MS Access auch zur Erstellung eines ersten Prototyps zum Einsatz. Was oft als nur Übergangslösung geplant war, stellte sich in vielen Unternehmen schließlich doch zur dauerhaften Lösung heraus, die mit der Zeit einige Probleme offenbarte.

Welche Probleme birgt die Nutzung von MS Access?

Die Nutzung von MS Access kann in vielerlei Hinsicht zu Problemen führen. Die wesentlichen Nachteile der Software sind:

  • Unzureichendes Sicherheitskonzept: oft besitzt eine einzige Person alle Zugriffs­rechte
  • Die Zukunft von MS Access ist ungewiss
  • Schwierigkeit der Weiter­entwicklung und Abhängigkeit von Einzel­personen
  • Performance­probleme bei komplexen Abfragen
  • Gebunden an Windows, keine Kompatibilität mit anderen Betriebssystemen oder mobilen Endgeräten
  • Komplizierte Bedienung – insbesondere für neue Mitarbeiter
  • Mangel an DSGVO-konformer Datenhaltung, keine automatische Löschung oder Anonymisierung von Daten
  • Keine Barrierefreiheit
  • Keine Volltextsuche

Welche Vorteile bietet eine webbasierte Lösung gegenüber MS Access?

Webbasierte Lösungen beheben die genannten Probleme mit MS Access und bieten zusätzliche Vorteile:

  • Moderne Benutzer­oberfläche, auf Nutzer­bedürfnisse zugeschnitten
  • Kompatibel mit allen Plattformen und mobilen Endgeräten
  • Software kann auf jedem beliebigen Server installiert werden, eine cloudbasierte Nutzung ist dadurch ebenfalls möglich
  • Keine Software­installation erforderlich, nutzbar mit jedem modernen Browser
  • Zugeschnitten auf Kundenwünsche, z.B. barrierearm oder barrierefrei
  • Zentralisierte Nutzer­rechte und Integration moderner Sicherheits­anforderungen wie Zwei-Faktor-Authentisierung und Active Directory
  • Anbindung von Online-Diensten und spezieller Hardware möglich
  • Automatischer Versand von E-Mails und Erzeugung von PDF-Berichten

Wie ist cronns Vorgehen bei der Ablösung bestehender MS Access-Anwendungen?

Um die genauen Anforderungen an die neue Lösung bestmöglich zu analysieren und den Prozess der Ablösung zu vereinfachen, betrachtet cronn gemeinsam mit dem Kunden zunächst die bisherige Lösung im Detail. Durch das detaillierte Besprechen der bisherigen Lösung wird sichergestellt, dass alle Wünsche berücksichtigt werden. Die konkrete Vorgehensweise bei der Modernisierung sieht folgendermaßen aus:

  • Durchgehen jeder einzelnen Maske Ihrer bestehenden Lösung
  • Berücksichtigung Ihrer Präferenzen und Optimierung der Benutzer­erfahrung durch UI/UX-Design
  • Aufsetzen der neuen Lösung im Parallelbetrieb für einen nahtlosen Übergang
  • Übernahme und Bereinigung der alten Daten

Was ist mit „Parallelbetrieb“ gemeint?

Das Aufsetzen der webbasierten Lösung im Parallelbetrieb bedeutet, dass die neue Lösung parallel zur bestehenden Anwendung aufgebaut und getestet wird. So wird sichergestellt, dass alle Funktionen korrekt übertragen wurden und die neue Lösung den Anforderungen des Unternehmens entspricht, bevor die alte Anwendung vollständig ersetzt wird.

Wie funktioniert die Erzeugung von PDF-Berichten?

Die webbasierte Lösung kann automatisiert PDF-Berichte generieren. Dabei kann das Layout mittels eines gewünschten Tools, wie zum Beispiel Excel oder Word, individuell erstellt werden. Die PDF-Berichte können beispielsweise regelmäßige Zusammen­fassungen Ihrer Geschäfts­daten oder individuell angeforderte Berichte sein. Diese Berichte können automatisch per E-Mail verschickt oder für den direkten Download bereitgestellt werden.

Wie kann cronn bei der Ablösung von MS Access helfen?

cronn hat langjährige Erfahrungen aus zahlreichen Kundenprojekten und löst für Unternehmen regelmäßig derartige Lösungen durch moderne webbasierte Lösungen ab. Mit dem nötigen Know-how steht cronn Unternehmen mit Rat und Tat zur Seite und sorgt dafür, dass ein nahtloser Übergang ermöglicht wird. Durch flexible Preismodelle nach Werkvertrag findet cronn eine passende Lösung für jedes Preismodell.

Wie sieht der Support durch cronn nach der Ablösung aus?

Im Anschluss an die Modernisierung der Anwendung besteht die Möglichkeit, einen Wartungs­vertrag abzuschließen. Dieser garantiert einen sicheren und stabilen Betrieb über Jahre hinweg – dank Test­automatisierung sind außerdem problemlose Erweiterungen ohne unerwünschte Seiten­effekte möglich.

Fazit

Die Modernisierung von MS-Access-Anwendungen hin zu webbasierten Lösungen bietet erhebliche Vorteile, darunter Plattform­unabhängigkeit und verbesserte Sicherheit. Durch die neue Anwendung werden Risiken minimiert und ein nahtloser Übergang durch sorgfältige Planung und Parallel­betrieb gewährleistet. Mit umfassender Unterstützung und flexiblen Preismodellen passt sich cronn den individuellen Anforderungen an.

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